La logística de acceso es uno de los factores que más influye en el éxito de un montaje ferial. Una planificación deficiente puede traducirse en esperas, sobrecostes, retrasos en la entrega de materiales e incluso en incumplimientos de los plazos establecidos por la organización.
Las empresas especializadas en diseño y producción de stands saben que una buena parte del éxito del proyecto no depende únicamente del diseño o la construcción, sino también de la coordinación de personas, vehículos, proveedores y tiempos de acceso al recinto.
1. Planificar antes de que empiece el montaje
La logística comienza días antes de que llegue el primer camión. Es recomendable elaborar un calendario que incluya:
- Horarios de llegada de cada proveedor.
- Orden de entrada de los vehículos.
- Secuencia de montaje por fases.
- Responsable de cada equipo.
- Plan alternativo ante posibles incidencias.
Una planificación detallada evita que varios proveedores coincidan al mismo tiempo y reduce los tiempos muertos durante el montaje.
2. Gestionar con antelación toda la documentación
Uno de los errores más habituales es dejar para última hora las acreditaciones o autorizaciones de acceso.
Antes del inicio del montaje conviene verificar que todo el personal dispone de sus pases y que los vehículos cuentan con las autorizaciones necesarias para acceder al recinto, siguiendo la normativa específica de cada feria. IFEMA MADRID recuerda que las condiciones de acceso, permanencia y circulación de vehículos durante los periodos de montaje y desmontaje están reguladas y deben consultarse previamente para cada evento.
3. Coordinar las ventanas de carga y descarga
Los vehículos deben permanecer dentro del recinto únicamente el tiempo imprescindible para realizar la descarga.
Preparar previamente el material, identificar cada elemento y disponer del personal listo para recibir la mercancía permite reducir considerablemente el tiempo de ocupación de los muelles y agiliza la rotación de vehículos. La normativa de IFEMA MADRID establece que los vehículos no pueden permanecer estacionados en los pabellones ni frente a los portones de mercancías una vez finalizada la descarga.
4. Priorizar el montaje por fases
No todo debe entrar al mismo tiempo.
Una buena práctica consiste en organizar el montaje siguiendo un orden lógico:
- Estructuras.
- Instalaciones técnicas.
- Carpintería y acabados.
- Gráfica.
- Mobiliario.
- Equipamiento audiovisual.
- Decoración y producto.
Esta secuencia reduce interferencias entre equipos y mejora la productividad.
5. Mantener una comunicación constante
La figura del jefe de montaje resulta clave para coordinar transportistas, operarios, proveedores y responsables del recinto.
Disponer de un canal de comunicación único —ya sea mediante aplicaciones de mensajería o herramientas de gestión de proyectos— permite reaccionar rápidamente ante cualquier cambio de horario o incidencia.
6. Pensar también en el desmontaje
El desmontaje suele concentrar un elevado número de vehículos y equipos trabajando de forma simultánea.
Preparar previamente el orden de retirada de materiales, identificar los elementos reutilizables y coordinar los horarios de carga facilita una salida más rápida y reduce los tiempos de permanencia en el recinto.
La logística también es una ventaja competitiva
En un entorno donde los plazos son cada vez más ajustados, optimizar la logística ya no es únicamente una cuestión operativa. Es una herramienta para mejorar la rentabilidad, reducir costes, incrementar la seguridad y ofrecer un mejor servicio al cliente.
Una planificación rigurosa, el conocimiento de la normativa de cada recinto y una coordinación eficaz entre todos los actores permiten transformar el montaje en un proceso mucho más eficiente.
Desde ON-GO! animamos a las empresas del sector a incorporar la planificación logística como una parte estratégica de cada proyecto, compartiendo buenas prácticas y fomentando una cultura de mejora continua.